给学校的档案柜“合理减肥”1

        一、对于一式多份的,复档案,可予以必要的压缩、合井、优化在

        一所高校里,一份文件的“上行”与“下达”都有可能造成大量的重复。前一种情况如对于学校某一项指令的简单呈报,不同院系上交的可能都是内容完全相同的一些意见;后一种情况像同一个主题,如《关于……的通知》这样的文件,可能校宣传部、校办、校团委等都会先后下达,或者,一个单位先下发,许多单位跟着转发。这些内容完全相同,只是供档单位不同的档案如同全部塞入档案柜,无疑便会造成不必要的冗余。对于这类重复档案,我们认为只需存留一份,同时登记上提供同样内容的各供档单位的信息便可以了。

         还有一种情况是同一份文档不同“版本”之间的重复。这里指的主要是印件与定稿之间的重复。一份文件作为印件广泛征求意见,可能最终又经有关领导改动了一些字句、标点,于是便出现了新一个版本的印件:再经格式、排版、字号等方面的改动,可能又会出现一个新版……如果我们对这个过程中形成的每一个“版本”都一一存档案柜,便又会增加不必要的负担。对于这种情况,我们认为对各版本差别较大的可以每版存留,而对于仅仅只是字号、格式等方面的不同者,只保留一份最终形成的最完善本即可。